Vakantieverhuur en gastgegevens: zo houd je je IT op orde

Wie een vakantiepark, camping, B&B of een paar vakantiewoningen beheert, denkt bij onderhoud meestal aan schilderwerk, beddengoed en de tuin. Maar achter de schermen draait ook veel op IT. De receptie werkt met een laptop of pc, er liggen tablets voor het inchecken, de beheerder doet alles via zijn telefoon en misschien staat er een computer in de lounge voor gasten. Op al die apparaten staan gegevens van gasten. In deze blog lees je hoe je daar zorgvuldig mee omgaat, ook als apparaten worden vervangen.

Welke gegevens verzamel je eigenlijk?

Meer dan je misschien denkt. Bij een gemiddelde boeking leg je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres vast. Vaak komen daar betaalgegevens, kentekens, het aantal personen en soms gegevens over kinderen of allergieën bij. In veel gemeenten moet je ook een nachtregister bijhouden. Al die informatie valt onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dat betekent dat je de gegevens goed moet beveiligen en niet langer mag bewaren dan nodig.

Waar het vaak misgaat

In de praktijk ontstaan de grootste risico's niet bij hackers, maar bij dagelijkse slordigheid:

1. een receptielaptop die niet vergrendeld is als er niemand achter de balie zit;


2. een gastcomputer in de lounge waarop iemand vergeet uit te loggen;


3. tablets voor het inchecken die nooit worden opgeschoond;


4. oude apparaten die na vervanging in een berging verdwijnen, met alle gastgegevens er nog op;


5. een afgedankte laptop die wordt meegegeven aan een medewerker of verkocht via een marktplaats.

Raken gastgegevens zo in verkeerde handen, dan kan dat een datalek zijn. Een datalek met risico's voor de betrokkenen moet je binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Afgezien van de regels is het vooral slecht voor het vertrouwen van je gasten.

Praktische tips voor dagelijks gebruik

1. Zet op elke laptop en pc een automatische schermvergrendeling na een paar minuten.


2. Gebruik voor de gastcomputer een apart account zonder toegang tot je boekingssysteem.


3. Werk zoveel mogelijk in een online boekingssysteem, zodat er weinig gastgegevens lokaal op apparaten staan.


4. Geef medewerkers eigen accounts in plaats van één gedeeld wachtwoord.


5. Bescherm het wifi-netwerk van je kantoor met een ander wachtwoord dan het gastennetwerk.

Apparaten vervangen? Regel de afvoer goed

Voor het nieuwe seizoen worden vaak nieuwe tablets of een nieuwe receptiecomputer aangeschaft. Het moment van vervangen is ook het moment waarop het misgaat met oude apparaten. Een fabrieksreset of het verwijderen van bestanden is niet genoeg: met hersteltools zijn gegevens vaak terug te halen. Kies daarom voor gecertificeerd wissen of fysieke vernietiging van de opslag, en vraag per apparaat om een certificaat.

Een partij die dat voor je kan regelen is Reuzado.nl. Reuzado haalt afgeschreven laptops, pc's, tablets en telefoons op, wist de gegevens met Blancco-software en geeft per datadrager een certificaat. Apparatuur met restwaarde wordt opgekocht en krijgt een tweede leven. Volgens het bedrijf geldt dat voor ongeveer 95% van de opgekochte hardware. Heb je voor een drukke periode tijdelijk extra laptops of tablets nodig, bijvoorbeeld voor een evenement op je park, dan kun je die bij Reuzado ook huren.

Duurzaam ondernemen in de recreatie

Gasten letten steeds vaker op duurzaamheid bij het kiezen van een vakantieplek. Denk aan zonnepanelen, afvalscheiding en lokale producten. Verantwoord omgaan met je IT past daar goed bij. Door apparaten langer te gebruiken, refurbished te kopen en oude hardware te laten hergebruiken, verklein je je ecologische voetafdruk. Dat kun je ook gewoon vertellen aan je gasten.

Conclusie

Gastgegevens zijn net zo waardevol als je accommodatie zelf. Beveilig de apparaten waarop ze staan, beperk wat je lokaal opslaat en regel de afvoer van oude laptops en tablets zorgvuldig. Zo houd je je gasten tevreden, voldoe je aan de AVG en draag je bij aan een duurzamere recreatiesector.